Control de Inventario: Stock, Lotes y Vencimientos

El módulo de inventario te permite monitorear y controlar el stock de tus productos en tiempo real. Visualiza alertas, gestiona lotes y previene pérdidas por vencimiento.

Acceder al Módulo de Inventario

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Ve al Menú Inventario

En el menú lateral de tu dashboard, haz clic en "Inventario". Verás el panel principal con métricas de stock.

Vista principal del módulo de inventario con alertas destacadas

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Revisa las Métricas de Alertas

En la parte superior verás tres tarjetas con información clave:

• Sin Stock (rojo): Productos que se agotaron completamente
• Stock Bajo (naranja): Productos por debajo del stock mínimo
• Total SKUs (azul): Cantidad total de productos en tu catálogo

Estas tarjetas te dan una vista rápida del estado de tu inventario.

Pestañas del Módulo

El módulo tiene 5 secciones organizadas en pestañas:

1. Movimientos - Historial de Transacciones

Muestra las últimas 30 transacciones de inventario registradas automáticamente.

Información que verás en cada movimiento:

• Fecha y hora exacta
• Nombre y SKU del producto
• Tipo de movimiento (con ícono visual)
• Cantidad (positiva para entradas, negativa para salidas)
• Razón o notas del movimiento
• Usuario que lo registró

2. Ajustar Stock - Correcciones Manuales

Cuando necesitas corregir el stock de productos por conteos físicos, mermas o correcciones.

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Busca el Producto

Usa el buscador para encontrar el producto que necesitas ajustar. Puedes buscar por nombre o SKU.

Interface para ajustar stock de productos manualmente

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Ingresa la Cantidad

En el campo "Cant." ingresa:

• Número positivo (ej: +10) si quieres AUMENTAR el stock
• Número negativo (ej: -5) si quieres DISMINUIR el stock

El número que ingreses se SUMARÁ al stock actual.

Ejemplo:

Stock actual: 50 unidades
Ingresas: +20
Resultado: 70 unidades

Stock actual: 50 unidades
Ingresas: -15
Resultado: 35 unidades

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Explica la Razón

En el campo "Razón" ingresa el motivo del ajuste. Ejemplos:

• "Conteo físico"
• "Merma por daño"
• "Corrección error de registro"
• "Productos vencidos retirados"
• "Robo detectado"

La Razón es Obligatoria

No podrás guardar el ajuste sin especificar una razón. Esto mantiene trazabilidad de todos los cambios.

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Guarda el Ajuste

Haz clic en el botón de check (✓) para confirmar. El sistema:

• Actualiza el stock inmediatamente
• Registra el movimiento tipo "Ajuste"
• Asocia el cambio con tu usuario
• Muestra una confirmación de éxito

Cuándo usar ajustes manuales:

• Después de hacer un conteo físico y encontrar diferencias
• Al detectar productos dañados que debes retirar
• Cuando encuentras errores en registros anteriores
• Al recibir productos de proveedores (si no tienes orden de compra)
• Al identificar mermas o robos

3. Alertas - Productos que Requieren Atención

Esta pestaña te muestra dos tipos de alertas críticas:

4. Lotes - Control de Trazabilidad (Plan Pro)

Gestiona productos organizados por lotes para trazabilidad y control de calidad.

¿Qué es un lote? Un lote es un grupo de productos con características comunes:

• Misma fecha de fabricación
• Mismo proveedor
• Misma fecha de vencimiento
• Mismo código de trazabilidad

Beneficios de usar lotes:

• Trazabilidad: Si hay un problema de calidad, identificas exactamente qué productos retirar
• FIFO: Vende primero los productos más antiguos (First In, First Out)
• Control de vencimientos: Sabes exactamente qué lote vence primero
• Regulaciones: Cumple con normativas sanitarias para alimentos, medicamentos, etc.

5. Vencimientos - Prevención de Pérdidas (Plan Pro)

Control preventivo de productos próximos a vencer.

El sistema analiza todos los lotes con fecha de vencimiento y los organiza por urgencia.

Categorías de alertas:

🔴 VENCIDOS
   - Productos que ya superaron su fecha de vencimiento
   - Acción: Retirar INMEDIATAMENTE del piso de venta
   - Registrar como merma/daño

🟡 PRÓXIMOS A VENCER (7-30 días)
   - Productos que vencerán pronto
   - Acción: Aplicar descuentos, promociones
   - Ubicar en lugar visible
   - Notificar al equipo de ventas

🟢 VIGENTES (>30 días)
   - Productos con fecha de vencimiento lejana
   - Solo monitoreo, sin acción necesaria

Cómo se Actualiza el Stock Automáticamente

El inventario se actualiza sin intervención manual en estos casos:

Ventas en el POS

Cada vez que realizas una venta:

• El stock se descuenta automáticamente
• Se crea un movimiento tipo "Venta"
• Si el producto tiene lotes, descuenta del lote seleccionado
• Si llegas a stock mínimo, genera alerta

Devoluciones de Clientes

Cuando procesas una devolución:

• El stock se incrementa automáticamente
• Se crea un movimiento tipo "Devolución"
• El producto vuelve a estar disponible para venta

Compras a Proveedores

Cuando recibes una orden de compra:

• El stock se incrementa con las cantidades recibidas
• Se crea un movimiento tipo "Compra"
• Si aplica, se crea un lote con fecha de vencimiento

Mejores Prácticas

Conteos Físicos Regulares

Proceso recomendado:

1. Elige un momento de baja actividad (cierre de día, domingo)
2. Asigna secciones a diferentes responsables
3. Cuenta físicamente cada producto
4. Compara con el stock del sistema
5. Usa "Ajustar Stock" para corregir diferencias
6. Documenta las razones de las diferencias

Configuración de Stock Mínimo

Para configurar alertas efectivas:

Fórmula sugerida:

Stock Mínimo = (Venta Diaria Promedio × Días de Lead Time) + Stock de Seguridad

Ejemplo:
- Vendes 10 unidades por día
- Proveedor entrega en 7 días
- Quieres 3 días de seguridad

Stock Mínimo = (10 × 7) + (10 × 3) = 100 unidades

Configura esto en cada producto para recibir alertas oportunas.

Organización del Almacén FIFO

Para productos perecederos:

📦 Sistema FIFO (First In, First Out)

[Nuevo] ← [Medio] ← [Antiguo] → [VENTA]
  Atrás     Centro    Frente      Cliente

Reglas:
- Productos nuevos al FONDO
- Productos antiguos al FRENTE
- Cliente toma del frente = se vende lo más antiguo

Gestión de Mermas

Tipos de merma y cómo registrarlas:

Merma Normal (Esperada):

• Productos vencidos
• Roturas accidentales
• Muestras de cortesía
• Consumo interno autorizado

Merma Anormal (Investigar):

• Robos detectados
• Diferencias grandes en conteos
• Daños por mal almacenamiento
• Pérdidas sin explicación

Para registrar:

1. Pestaña "Ajustar Stock"
2. Cantidad negativa según lo perdido
3. Razón detallada del tipo de merma
4. Si es anormal, investiga la causa raíz

Reportes y Análisis

Aunque no hay reportes específicos en este módulo, puedes usar los datos para:

Analizar Movimientos

Exporta el historial de movimientos para:

• Identificar productos con más ajustes (posible robo o error)
• Ver patrones de compra y venta
• Calcular mermas totales por período
• Auditar cambios realizados por cada usuario

Monitorear Alertas

Lleva un registro de:

• Cuántos productos quedan sin stock mensualmente
• Frecuencia de alertas de stock bajo
• Tiempo promedio para reponer productos
• Efectividad de los stock mínimos configurados

Optimizar Compras

Con la información de alertas:

• Identifica productos que se agotan frecuentemente
• Ajusta cantidades de pedido
• Negocia mejores términos con proveedores
• Planifica compras estacionales

Solución de Problemas Comunes

El stock no coincide con el conteo físico

Posibles causas:

• Ventas no registradas correctamente
• Productos movidos sin registro
• Errores en recepción de mercadería
• Robos o mermas no documentadas

Solución:

1. Haz el ajuste manual del stock
2. Investiga la causa de la diferencia
3. Capacita al personal si es error humano
4. Mejora controles si es robo recurrente

Productos con stock negativo

Causa: Venta registrada pero el rastreo de stock estaba desactivado o hubo error.

Solución:

1. Ve a Ajustar Stock
2. Ajusta a cero o al valor correcto
3. Razón: "Corrección stock negativo"
4. Recordá que un producto controla stock solo si tiene una cantidad cargada; si querés que no baje nunca, dejá su stock vacío

Alertas incorrectas de stock bajo

Causa: Stock mínimo mal configurado.

Solución:

1. Ve a Productos → Edita el producto
2. Ajusta el "Stock Mínimo" a un valor más apropiado
3. Guarda los cambios
4. La alerta desaparecerá si el stock actual supera el nuevo mínimo

Próximos Pasos

Ahora que dominas el control de inventario, explora:

• Gestión de Proveedores: Organiza tu catálogo de proveedores
• Órdenes de Compra: Automatiza la reposición de stock
• Reportes de Productos: Analiza productos más vendidos
• Configuración de Productos: Optimiza configuración de stock

¿Necesitas ayuda con el inventario? Consulta más tutoriales o contacta a soporte.